Những điểm mới cơ bản của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định có hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020 và thay thế cho Nghị định  110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Sau đây là những điểm mới cơ bản của Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

+ Về phạm vi điều chỉnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

+ Về đối tượng áp dụng: Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã thu hẹp phạm vi đối tượng áp dụng so với Nghị định 110/2004/NĐ-CP, cụ thể: Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế nói chung (trừ doanh nghiệp nhà nước) căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

2. Về giải thích từ ngữ

Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung giải thích một số từ ngữ như:

- Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt  bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

- Văn bản chuyên ngành: Là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

- Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

- Văn bản điện tử: Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy  và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.

3. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Nghị định 110/2004/NĐ-CP cũng như Nghị định 09/2010/NĐ-CP không có quy định nội dung này, Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền  và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy”.

4. Các loại văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chính của Nghị định 110/2004/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ , bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bỏ 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

5. Ký ban hành văn bản

– Về chữ ký: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định 02 loại chữ ký đó là chữ ký trên văn bản giấy và chữ ký số.

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Quy định này Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư 01/2011/TT-BNV) đã quy định, tuy nhiên thực tiễn nhiều cơ quan, đơn vị ghi chức danh cấp phó phụ trách không đúng.

Ví dụ:          PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH là không đúng,

Mà phải là:    KT. GIÁM ĐỐC

                    PHÓ GIÁM ĐỐC

– Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng như Nghị định 110/2010/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2010/NĐ-CP không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay nhưng thực tế các cơ quan đơn vị thì cấp phó vẫn ký thừa lệnh cấp trưởng. Do đó, việc Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cấp phó được ký thừa lệnh thay cấp trưởng là hết sức phù hợp với thực tiễn ban hành văn bản hành chính.

– Mực ký văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Trước đây Nghị định 110/2010/NĐ-CP quy định: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…

6. Đính chính văn bản đi

Khoản 3, Điều 18, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định đính chính bằng văn bản hành chính dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…dẫn đến không thống nhất trong ban hành văn bản.

7. Thu hồi văn bản

Đây là quy định mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận  có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

8. Sao văn bản

     Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, này bao gồm:

      - Hình thức và các bản sao

     + Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;

     + Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao;

     + Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

      - Thẩm quyền sao văn bản:  Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

9. Về quản lý văn bản đi:

 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về cấp số văn bản; lưu văn bản điện tử. Cụ thể, về cấp số văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định; Cấp số văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; việc cấp số, thời gian ban hành điện tử được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Về lưu văn bản đi điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

10. Về quản lý văn bản đến: Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.

11. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

 - Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman:  Trước đây, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV). Nay theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tại Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020 quy định cụ thể phải sử dụng: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

- Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản: Thay vì trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

- Thay đổi cách đánh số trang văn bản: Trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

- Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản: Thông tư 01/2011/TT-BNV có loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội; Hội đồng dân tộc; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh… không phải ghi tên cơ quan chủ quản khi ban hành văn bản) thì Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định lại như sau:

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

+ Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở thì được viết tắt những cụm từ thông dụng.

- Căn cứ ban hành văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về căn cứ ban hành bao gồm: Văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

- Chữ ký của người có thẩm quyền: Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Dấu và chữ ký số là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo; Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

  - Bổ sung quy định về Phụ lục: Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

12. Về viết hoa trong văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP có những điểm khác so với Thông tư 01/2011/TT-BNV về những trường hợp bắt buộc phải viết hoa:

 + Đối với viết hoa sau dấu câu: Nếu như trước đây, theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phải viết hoa vì phép đặt câu trong các trường hợp sau dấu chấm lửng (...); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “...”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng) thì Nghị định 30/2020/ NĐ-CP chỉ bắt buộc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh, đó là: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Như vậy, chỉ khi dùng 4 loại dấu câu này thì người viết mới phải viết hoa, còn các dấu khác thì viết chữ cái đầu bình thường.

+ Đối với việc viết hoa tên địa lý: Nếu như trước đây, ở Thông tư số 01/2011/TT-BNV chỉ có một trường hợp viết hoa đặc biệt là Thủ đô Hà Nội thì tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định bổ sung Thành phố Hồ Chí Minh vào trường hợp viết hoa đặc biệt. Như vậy, cũng đều chỉ một đơn vị hành chính nhưng Thủ đô Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh thì dù cụm từ này đứng ở cuối câu nhưng bắt buộc phải viết hoa chữ cái đầu của danh từ chung. Nhưng đối với một đơn vị hành chính khác thì ta lại không phải viết hoa chữ cái đầu danh từ chung như: thành phố Đà Nẵng, thành phố Cần Thơ, tỉnh Hậu Giang (nếu cụm từ này đứng ở giữa hay cuối câu văn). Vì thế, để tạo một thói quen trong khi viết hoa về các đơn vị hành chính ở nước ta thì người viết chú ý khi nhắc đến Thủ đô Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh thì phải viết hoa chữ cái đầu danh từ chung. Trong thực tế, việc viết hoa tên địa lý thường khiến cho người viết hay bị nhầm lẫn nhất. Chẳng hạn, khi chúng ta viết về một địa danh của một thành phố, tỉnh, huyện nào đó vẫn thường kết hợp giữa một danh từ chung và một danh từ riêng thì chỉ cần viết hoa danh từ riêng mà thôi. Ví dụ: thành phố Đà Nẵng, tỉnh Hòa Bình, quận Ngũ Hành Sơn… Nhưng khi chúng ta cũng viết về một đơn vị hành chính mà nó được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với "chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử" thì cũng phải viết hoa chữ cái đầu danh từ chung. Ví dụ: Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ… 

  Ngoài sự khác biệt khi viết hoa vì phép đặt câu và viết hoa tên địa lý thì còn có thêm một số quy định khác ở Nghị định 30/2020/ NĐ-CP so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV trước đây:

+ Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì những danh từ thuộc trường hợp đặc biệt như: Nhân dân, Nhà nước thì phải viết hoa chữ “N”.

+ Khi viết tên các loại văn bản, trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Ví dụ: Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự (các từ “điểm, khoản” thì không viết hoa chữ cái đầu). Trước đây, theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm. Ví dụ: Căn cứ vào Điểm a Khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự).

 Bên cạnh những thay đổi đã được thể hiện phần trên, quy định mới tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính. Còn các quy định viết hoa viết hoa tên người, tên địa lí nước ngoài, các cơ quan, tổ chức, các danh hiệu, giải thưởng, huân chương…thì cơ bản vẫn như hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ trước đây.

Trên đây, là những điểm mới cơ bản trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Nghị định về công tác văn thư có hiệu lực từ ngày 05/3/2020.

                                                                                Phòng Phổ biến, giáo dục pháp luật